Artiklar

Innehåll

  • Se en film om artikelregister
  • Uppläggning ny artikel
  • Arbetsgång
  • Grunduppgifter
  • Redovisning och lager
  • Övrigt
  • Anteckningar
  • Knappen Utskrift
  • Knappen Sök
  • Knappen Mer
  • Ändra eller ta bort artiklar

Kundregistret och artikelregistret utgör de två grundstenarna i faktureringsprogrammet. I artikelregistret lägger du upp dina artiklar på ett enkelt sätt. När du har lagt upp dina kund- och artikelregister kommer faktu­reringsarbetet att bli mycket effektivt.

Under Uppläggning – Artiklar hittar du följande knappar:

  • Ny – Den här knappen använder du när du vill lägga upp en ny artikel.
  • Redigera – Den här knappen använder du när du vill ändra uppgifter eller se vilka uppgifter som finns upplagda på artikeln. Markera artikeln i listan och klicka på Redigera. Du kan också dubbelklicka på artikeln i listan för att öppna artikelkortet.
  • Ta bort – För att ta bort en post ur listan markerar du den och väljer den här knappen eller trycker på [delete]
  • Utskrift – Det finns flera olika listor att skriva ut; Artikellista, Lagerlista, Inventeringslista mm. Du kan läsa mer om funktionerna under Knappen Utskrift.
  • Sök – Med den här knappen kan du snabbt söka i ditt artikelregister om det är stort. Du kan läsa mer om hur du arbetar med sökning under Knappen Sök.
  • Mer – Under den här knappen finns en hel del användbara funktioner. Visa frysta artiklar, visa ej frysta artiklar, visa inventerade artiklar, påbörja inventering, kopiera artiklar mm. Du kan läsa mer om funktionerna under Knappen Mer.
  • Avsluta – När du arbetat klart med uppläggning av artiklar klickar du här för att avsluta rutinen.

Tänk noga över hur du vill strukturera artikelregistret. Om din verksamhet är uppdelad på ett visst sätt kanske du vill att artikel­registret ska följa den uppdelningen. Kanske är det andra kriterier som styr upplägget. Det viktiga är att du har tänkt igenom hur ­registret ska fungera.

  1. Välj Uppläggning – Artiklar. Alternativt kan du klicka på Artiklar i snabbvalsmenyn.
  2. Du får upp en lista på skärmen där du ser de artiklar som finns ­upplagda. Om det är första gången du använder den här program­funktionen är listan tom.
  3. Välj Ny om du vill ­lägga upp en ny artikel. Välj Redigera om du vill ändra befintlig artikel. För att sedan spara klickar du OK.

 Nedan följer en genomgång av varje flik på artikelkortet. Där går vi igenom vad varje fält ska innehålla.

  • Artikel – Här anger du det id-nummer du vill att artikeln ska ha. Tänk gärna igenom denna id-nummerserie så att den ­passar ditt företag på bästa sätt. Det är bra att ha en viss systematik i nummerserierna. Det går bra att använda både bokstäver och siffror. Programmet använder sig av alfanumerisk sortering. Du kan inte använda samma id-nummer till en artikel som en redan upplagd, eftersom det kan orsaka krockar vid fakturaregist­reringen. Det går inte att ändra id-nummer på en redan upplagd artikel.
  • Beskrivning – Här anger du namnet på artikeln. Detta är den ­beskrivning som kommer att framgå på fakturor och ­andra dokument.
  • Artikeltyp – Här anger du om artikeln är Lagerartikel, ej lagerartikel eller extern artikel.­ Begreppet extern artikel ­används mest av företag som läser in prislistor från leverantörer. Detta handlar oftast om företag med ett mycket stort antal artiklar i sitt register.

Bara Artiklar som är markerade som lagerartiklar kommer att hanteras i lagerhanteringen i BL Fakturering Plus.

  • Streckkod – Här kan du lägga in en streckkod på artikeln. ­När du använder rutinen Import prislista kommer streckkoden att läggas in här. Om du har egna streckkoder kan du antingen läsa in dem med hjälp av streckkodsläsare, eller lägga in dem manuellt via nummerserien som finns vid streckkoden. Streckkoden kan du sedan använda i fakturaregistreringen. Du ställer dig i fältet för artikelnummer (Id) och trycker på streckkods­läsaren.
  • Art.nr hos lev – Här kan du ange din leverantörs artikelnummer för just denna artikel. Den uppgiften kan du bland annat ha användning för när du skriver ut lagerlistor i BL Fakturering Plus. Du kan även använda leverantörens artikelnummer vid fakturaregistreringen i stället för det id-nummer som du har angett på artikeln.
  • Varugrupp – Varugrupperna har många olika användningsområden, t ex kan vissa historikrapporter selekteras mot ett urval av varugrupper. Du kan även ­lägga upp kundrabatter för hela varugrupper. En annan användning du kan ha av varugrupper är att du kan använda dem till att delsummera fakturor. Du kan också använda varugrupper i snabbkassan för att visa vissa Artiklar eller så kan du frysa och inventera vissa grupper av lagerartiklar. Här kan du läsa mer om hur du arbetar med Varugrupper.
  • Leverantör – Här kan du ange leverantören av artikeln. Om du klickar på knappen Leverantör får du upp ditt leverantörsregister om du har licens för BL Leverantör. Den här uppgiften kan du selektera på vid utskrift av lagerlistor i BL Fakturering Plus.
  • Volym – Här kan du ange artikelns volym.  Lägger du t.ex. in en 2:a så betyder det 2 volymer av den enhet du har. T.ex. kbm (kubikmeter), lägger du en order på 10 så innebär det en volym på 10 * 2 = 20 kbm. Siffran kan du se i summeringsfliken i fakturaregistreringen.
  • Vikt – Här kan du ange artikelns vikt.
  • ROT/RUT – Arbetar du med HUS-tjänster kan du på artikeln ange om artikeln avser timmar eller material samt aktuell bransch. Görs detta så fylls specifikationen i ROT & RUT-fliken i fakturaregistreringen i automatiskt så att man slipper fylla i värdena manuellt.
  • Underlag skattereduktion – Markera här om du vill att denna artikel ska vara med som underlag för skattereduktion. Om du har angett detta och registrerat en order med denna artikel kommer fälten för ROT eller RUT att vara ifyllda med automatik. Här kan du läsa mer om Skattereduktion ROT/RUT.
  • Passiv – Här kan du markera om du inte vill att artikeln ska synas i artikellistan eller i offert-, order- och kontantfaktureringen. Detta kan vara användbart om en artikel utgått och du inte vill se den men ändå behålla artikelns historik. Passiva artiklar kommer inte med på beställningslista, lagerlista eller inventeringslista. För att redigera en artikel som är passiv måste du under Uppläggning – Artiklar – knappen Mer välja Visa passiva för att den ska synas i artikellistan.
  • Inpris – Normalt det pris du får betala din leverantör för varan. Om du ­gjort en inleverans används det sist angivna inpriset. Om det inte finns ett vägt inpris angivet kommer istället inpriset att användas vid beräkning av lagervärde vid utskrift av lagerlista.
  • Enhet – I ­fälten till höger om priserna kan du ange en enhet, t ex st eller kg.
  • Vägt inpris – Ett snittpris som beräknas automatiskt utifrån de inpriser som angetts vid inleveranserna. Om det finns ett vägt inpris kommer det att användas vid beräkning av lagervärde vid utskrift av lagerlista.

Exempel vägt inpris
Ritbolaget köper in 100 st filmer för 100 kr/st. Vägt ­inpris blir då (100 x 100) / 100 = 100 kr. De köper sedan in ytterligare 100 st filmer, men till priset 90 kr/st. Det vägda inpriset blir då[(100 x 100) + (100 x 90) / (100 +100)] = 95 kr. Efter ett tag köper man in ytterligare 100 st filmer, nu till priset av 120 kr. Det vägda snittpriset blir då[(200 x 95) + (100 x 120) / (200 + 100)] = 103,33 kr.

  • Kalkylpris – Använder du om du vill göra en egen beräkning av inpriset. Beräkningen sker manuellt och du har möjlighet att ta hänsyn till fler faktorer än bara leverantörens pris.
  • Utpris 1 tom 5 – I BL Fakturering kan du jobba med 5 prislistor i ditt artikel­register. Under Utpris 1-5 anger du det ­pris som ska gälla för respektive prislista. I kundupplägget kan du ­sedan ange att olika kunder får ­olika prislistor. Prislista 1 är ­förvald när du lägger upp en ny kund. I fältet till höger om priset kan du ange en enhet t ex st, kg eller något ­annat.
  • Pris inklusive moms – Här kan du ange artikelns pris inklusive moms. I fältet till höger hämtas den enhet du angett vid Pris 1, t ex st, Kg eller något ­annat. Om du i fakturaregistreringen valt inställningen Pris inkl.moms för order (under Merknappen – inställningar) så kommer programmet att välja detta pris till kunden oavsett vilken prislista kunden är inställt mot.

Om du ska använda dig av programmets kontantfakturering (Aktivitet – Registrering – Kontantfakturering) ska du ange dina priser inklusive moms.

  • Vinstmarginal i % – Här kan du lägga upp en vinstmarginal i %. Detta är ­enbart en upplysning på artikelkortet som du lägger in manuellt. 

  • Lagerplats – Här skriver du in var på lagret artikeln finns.
  • Fysiskt lager – Det antal av artikeln som faktiskt finns på lagerhyllorna.
  • Disponibelt lager – Det fysiska lagret minus det antal du registrerat som olevererade order, det som finns kvar att registrera innan artikeln är slut i lager.
  • Fryst för inventering – Om artikeln är låst för inventering är det markerat här.
  • Inventerad – Om du registrerat inventerad mängd på denna artikel kommer det att vara markerat här.
  • Fryst saldo – Om du fryst saldot inför inventering kommer du att se det frysta saldot här.
  • Inventerat – Om du registrerat inventerade mängder ser du det inventerade saldot här.
  • Lev.datum – Här kan du lägga in beräknat leveransdatum. Detta är endast till för din egen information.
  • Best.punkt – Om du använder BL Fakturering Plus kan du ange beställningspunkt. Uppgiften hämtas då upp när du skriver ut en beställningslista. Här kan du läsa mer om Beställningslistan. Du som inte har BL Fakturering Plus kan ändå ­fylla i de här fälten som en hjälp att komma ihåg beställningspunkt för respektive artikel.
  • Best.kvant – Om du använder BL Fakturering Plus kan du ange beställningskvantitet. Uppgiften hämtas då upp när du skriver ut en beställningslista. Här kan du läsa mer om Beställningslistan. Du som inte har BL Fakturering Plus kan ändå ­fylla i de här fälten som en hjälp att komma ihåg beställningspunkt för respektive artikel.
  • Lagerkvot – Denna funktion används för att kunna minska lagret med en annan mängd än den du anger på fakturan. Det kan t ex användas när du köper och lagerför en artikel i löpmeter, men vill sälja den i enheten styck. Använd första fältet som täljare och andra fältet som nämnare för att beräkna en lagerkvot på artikeln.

Exempel Lagerkvot
Om du får ut 5 enheter för varje löpmeter anger du täljare 1 och nämnare 5, vilket ger faktor 0,2. Om du sedan fakturerar 10 enheter kommer lagret att minska med 10 x 0,2, dvs 2 löpmeter.

  • Antalsfaktor – Vill du att det beställda antalet ska multipliceras i fakturaregistreringen kan du här fylla i en antalsfaktor. Skriver du t.ex. 10 och sedan gör en faktura där du anger beställt antal 2 så kommer programmet automatiskt multiplicera 2 med 10 så det blir 20 beställda.

    Till höger i fönstret registrerar du hur du vill att försäljningen av artikeln ska redovisas i din bokföring och momsredovisning. Om du vill lägga upp ett nytt konto gör du det under Uppläggning – Kontoplan.

  • Försäljning – Här anger du det försäljningskonto som ska användas för ­artikeln. Om du klickar på knappen Försäljning får du upp din konto­plan och kan välja konto direkt från denna.

Försäljningskontot på artikelkortet är underordnat kontot på kundkortet. Vill du att artikelns försäljningskonto ska styra över kundens försäljningskonto, markerar du Försäljningskonto på artikel före konto på kund under Arkiv – Företagsuppgifter – Fakturering – fliken Redovisning.

  • Kostnad – Här anger du ett kostnadskonto om du vill att varukostnadsomföringen ska ske till ett annat kostnadskonto än det som är angivet under Arkiv – Företagsuppgifter – Fakturering – fliken Redovisning.
  • Moms – Här anger du ett konto om du vill att den utgående momsen ska bokföras på ett annat konto än det som finns angivet under Register – Momsuppgifter – knappen Momskonton.
  • Kost.ställe/kost.bärare/projekt – Här kan du ange kostnadsställe, kostnadsbärare och projekt för artikeln. Om du klickar på knappen till vänster om respektive fält får du upp en lista över upplagda poster, t ex klicka på knappen Kostnadsställe får du upp listan över upplagda kostnadsställen osv. Du kan även lägga upp kostnadsställen här genom att välja Ny.

Om du anger t ex ett kostnadsställe på en artikel och ett annat kostnadsställe på en kund, kommer artikelns kostnadsställe att styra över kundens.

  • Varukod – Här kan du ange den statistiska varukod (EU-statnummer) som krävs för att du ska kunna skriva ut intrastatrapporter. Observera att detta bara gäller de företag som ska rapportera sin varuhandel inom EU till Statistiska Centralbyrån (SCB). Läs mer i avsnittet Utskrift intrastat­rapporter.
  • TullStatNr – Här kan du ange det tullstatnummer som är ­aktuellt vid export av artikeln.
  • Momskod – Här anger du vilken momssats som ska användas vid försäljning av denna artikel. Om du klickar på pilen till höger om rutan för moms­kod får du upp en lista över momssatser. Här kan du även välja momskod 7 – momsartikel, då du vill fakturera endast moms till en kund. Det ­används t ex när en verkstad ska fakturera ett försäkringsbolag för en repara­tion exklusive moms, och samtidigt ska fakturera enbart momsen till försäkringstagaren.

Momskoden på en artikel är överordnad den momskod som finns angiven på ­en kund. Undantaget är då Momskod 0 – Ej moms är angivet på kunden. Då kommer ingen moms att beräknas, oavsett vad som är angivet på artikeln. Detta används bl a för att vissa utländska kunder som aldrig betalar svensk moms och för omvänd momsskyldighet inom byggsektorn.

  • Huvudmodell – Om du arbetar med artikelvarianter ska du ange en artikel som huvudmodell. Till denna ska sedan olika varianter av hudvudmodellen kopplas. Läs mer om hur du lägger upp detta i avsnittet Artikelvarianter.
  • Variant – Om du arbetar med artikelvarianter ska du ange varianter av en huvudmodell. Läs mer om hur du lägger upp detta i avsnittet Artikelvarianter.
  • Variant av – Om du markerat att en artikel ska vara en variant ska du ange av vilken huvudmodell den är variant. Läs mer om hur du lägger upp detta i avsnittet Artikelvarianter.
  • Beskrivning andra språk – Här lägger du in om du vill att artikeln ska skrivas på annat språk vid fakturaregistreringen.
  • Visa i Webbtid – De artiklar som är markerad här kommer att visas i Webbtid. Gäller endast de kunder som använder BL Webbtid.
  • Visa i pekskärm – De produkter som är markerade här kommer att visas i pekskärm. Pekskärm hittar du under Aktivitet – Registrering – Kontantfakturering – Pekskärm.

Under fliken Anteckningar kan du på samma sätt som i kund­registret regist­rera valfri information. Du kan använda detta fält för att, exempelvis anteckna prisuppgifter för artikeln.

Under knappen utskrift har du möjlighet att skriva ut lite olika lister från ditt artikelregister:

  • Artikellista – Här kan du läsa mer om hur du skriver ut en Artikellista.
  • Artikellista urval – Detta alternativ ger en utskrift på de artiklar som visas i bilden. Har du gjort ett särskilt urval genom sökning får du en begränsad lista istället för listan över alla artiklar.
  • Lagerlista – Här kan du läsa mer om hur du skriver ut en Lagerlista.
  • Inventeringslista – Här kan du läsa mer om hur du skriver ut en Inventeringslista.
  • Inventeringsdifferenser – Här kan du läsa mer om hur du skriver ut en lista över Inventeringsdifferenser.
  • Beställningslista – Här kan du läsa mer om hur du läser ut en Beställningslista.
  • Etiketter – Här kan du läsa mer om hur du skriver ut Artikeletiketter.

Alla artiklar du lägger upp lagras i ditt artikelregister. I artikel­registret finns all den information du har lagt in om artiklarna. Du når alltid artikel­registret genom att välja Uppläggning – Artiklar. Genom att klicka på någon av rubrikerna i listan sorteras den för den valda kolumnen. Klickar du två gånger på samma rubrik sorteras listan i omvänd ordning. Genom att sedan börja skriva på exempelvis en artikels beskrivning, om det är den kolumnen du sorterat på, kommer programmet att leta reda på artikeln i listan vartefter du skriver.

Om du väljer knappen Sök öppnas ett fönster där du kan skriva in din sökning på flera olika sätt, du behöver inte ange hela ord utan du kan skriva en del av sökordet. Du kan söka på Artikelid, Beskrivning, Artikelnummer hos leverantör, Leverantör, Streckkod och Varugrupp. Du kan välja om du vill ange vad ditt sökord ska börja med, sluta med, innehålla eller vara exakt genom att välja det alternativ du önskar.

Om du vill söka på bara en del av sökbegreppet använder du en ­asterisk (*). Din träfflista blir naturligtvis mindre ju mer du preciserar din sökning.

Under Uppläggning – Artiklar och knappen Mer, finns flera användbara funktioner. Några av funktionerna kräver BL Fakturering Plus för att komma åt.

  • Visa Aktiva – Visar alla artiklar som är aktiva.
  • Visa Passiva – Visar även de artiklar som är markerade som passiva.
  • Visa ej frysta artiklar (inventering) – Läs mer om detta under avsnittet Lagerhantering.
  • Visa frysta artiklar (inventarier) – Läs mer om detta under avsnittet Lagerhantering.
  • Visa inventerade artiklar – Läs mer om detta under avsnittet Lagerhantering.
  • Frys markerade artiklar inför inventering – Läs mer om detta under avsnittet Lagerhantering.
  • Påbörja ny inventering – Läs mer om detta under avsnittet Lagerhantering.
  • Registrera inventerade mängder – Läs mer om detta under avsnittet Lagerhantering.
  • Etiketter – Här kan du skriva ut etiketter på dina artiklar. Läs mer under avsnittet Etiketter.
  • Kopiera markerad artikel – Här kan du kopiera en artikel som redan finns upplagd.
  • Kampanjer och stafflade priser – Här kan du lägga in kampanjpriser som gäller under olika tidsperioder, t ex ett sommarpris som gäller 1 juli – 31 augusti. Du kan också lägga in staff­lade priser (mängd­rabatter), vilket innebär att rabatten automatiskt påverkas av den mängd som kunden köper. Läs mer om detta i avsnittet Kampanjer och stafflade priser.
  • Sammansatta artiklar – Här kan du koppla samman artiklar. Det gör då att du får en lagerminskning av en annan artikel än den du använder i fakturaregistreringen. Detta kan vara användbart om du säljer ”paket” som består av flera artiklar. När du fakturerar huvudartikeln lägger programmet automatiskt till alla ingående artiklar. Denna funktion kräver BL Fakturering Plus. Se mer under Sammansatta artiklar.
  • Artikelvarianter – Detta är en funktion som man måste ha BL Fakturering Plus för att komma åt. Du kan här lägga in varianter på dina artiklar, t.ex. om du har artiklar som säljs i olika färger eller storlekar. Det kan t.ex. vara t-shirts (huvudprodukt) som säljs i storlekarna small, medium och large i färgerna blå, röd och gul. Varje artikel måste läggas upp med ett separat artikelid, small blå, medium blå, large blå osv. När du sedan ska registrera din order/faktura kommer ett litet fönster att dyka upp där du väljer storlek och färg. Läs mer under Artikelvarianter.
  • Artikelpriser annan valuta – Om du fakturerar i andra valutor än svenska och vill kunna låsa priset på artikeln gör du det här. Detta innebär att priset på artikeln inte kommer att ändras när valutakursen förändras. Här kan du läsa mer om Artikelpriser annan valuta.
  • Varugrupper – Varugrupperna har många olika användningsområden, t.ex. kan vissa historikrapporter selekteras mot ett urval av varugrupper. Du kan även ­lägga upp kundrabatter för hela varugrupper. En annan användning du har av varugrupper är att du kan använda dem till att delsummera fakturor. Eller så kan du frysa och inventera vissa lagerartiklar med hjälp av varugrupper. Du hittar funktionen under Uppläggning – Varugrupper. Oavsett vilka av användningsområdena ovan som är intressanta så behöver du inte lägga upp varugrupperna i ett register. Det behöver du däremot göra om du ska använda varugrupper i snabbkassan. Detta eftersom programmet hämtar de produkter som är kopplade till den valda varugruppen och visar dem som klickbara knappar i snabbkassan. Här kan du läsa mer om Varugrupper.
  • Texter – Det följer med ett antal texter i programmet som du kan använda. Läs mer om dessa under avsnittet Texter.
  • Inställningar – Genom att välja alternativet inställningar har du möjlighet att styra över vilka kolumner som ska visas i artikellistan.

Behandlingshistorik artiklar

För varje artikel lagras en behandlingshistorik. Denna är användbar om du vill se eller spåra ändringar som gjorts på den aktuella posten. Du når denna genom att under Uppläggning – Artiklar redigera ett register och sedan trycka på knappen Beh.hist (x). I historiken lagras information om t.ex. vad ändringen omfattade, när den gjorts och av vem den gjordes.

Om du vill ändra uppgifter för en registrerad artikel i ditt register börjar du med att söka reda på artikeln. Under Uppläggning – Artiklar letar du rätt på artikeln, markerar den och väljer knappen Redigera. Du får då upp artikel­kortet med artikelns uppgifter. Här kan du ­enkelt ändra i uppgifterna.

Om du vill ta bort en artikel ur ditt artikelregister börjar du med att söka reda på artikeln i listan. Markera sedan artikeln och välj Ta bort. Här får du en upplysning om artikeln förekommit i försäljning och om du tar bort den så kommer viss historik att försvinna. Svara Ja om du är säker på att du vill ta bort den. Observera att historiken på artikeln då inte finns kvar.

Det är sällan nödvändigt att ta bort en artikel ur registret. Den information som ligger lagrad på varje artikel tar inte särskilt stor plats på din hårddisk. Tvärtom kan det vara bra att behålla Artiklarna, t.ex. vid uttag av diverse försäljningsstatistik.

Istället för att ta bort en artikel kan det vara bättre att inaktivera den. Artikeln syns då inte i artikellistan eller i registreringsfönstren i programmet (offert, order, kontantfakturering), men finns kvar för uttag av statistik. För att inaktivera en artikel markerar du artikeln i artikellistan och väljer Redigera. Här markerar du Passiv på fliken Grunduppgifter.

För att återaktivera en inaktiv passiv artikel markerar du Visa passiva under knappen Mer. Du har då möjlighet att markera artikeln, välja Redigera och ta bort markeringen i rutan passiv.